Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku wprowadziła szereg regulacji mających na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy.
Jednym z kluczowych aspektów tej ustawy jest sposób, w jaki firmy powinny przyjmować i przetwarzać zgłoszenia od sygnalistów.
Aby spełnić wymogi należy zapewnić odpowiednie kanały zgłoszeń dla sygnalistów. Przyjęcie zgłoszeń na zwykłą skrzynkę mailową może wydawać się najprostszym rozwiązaniem, jednak niesie ze sobą wiele poważnych zagrożeń i ograniczeń.
Bezpieczeństwo danych
Jednym z głównych powodów, dla których zgłoszenia nie powinny być przyjmowane na zwykłą skrzynkę mailową, jest kwestia bezpieczeństwa danych. Mailowe systemy pocztowe nie posiadają odpowiednich mechanizmów zabezpieczających przed nieautoryzowanym dostępem czy kradzieżą danych. Sygnaliści mogą obawiać się ujawnienia ich tożsamości, co może skutecznie zniechęcać ich do dokonywania zgłoszeń.
Anonimowość sygnalistów
Zwykłe skrzynki mailowe zazwyczaj nie zapewniają pełnej anonimowości. Nawet jeśli sygnalista zdecyduje się użyć pseudonimu lub specjalnie utworzonego adresu e-mail, metadane wiadomości mogą zdradzić jego tożsamość. Specjalistyczne systemy do obsługi zgłoszeń takie jak DlaSygnalistow.com oferują zaawansowane funkcje anonimizacji, które są kluczowe dla ochrony sygnalistów przed represjami.
Zgodność z przepisami prawa
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na firmy obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów raportowania spełniających najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności. Zgłoszenia przesyłane na zwykłe skrzynki mailowe nie spełniają tych wymogów, co naraża firmę na sankcje prawne oraz utratę reputacji.
Skuteczność i przejrzystość procedur
Profesjonalne systemy do obsługi zgłoszeń oferują funkcje monitorowania statusu sprawy oraz dokumentowania podjętych działań. Zgłoszenia przesyłane drogą mailową są trudniejsze do śledzenia i zarządzania, co może prowadzić do opóźnień lub pominięcia ważnych informacji. Skuteczne zarządzanie procesem raportowania jest kluczowe dla szybkiego i adekwatnego reagowania na zgłoszone problemy.
Wnioski
Aby spełnić wymogi ustawy należy zapewnić właściwe kanały zgłoszeń dla sygnalistów. Przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów za pomocą zwykłych skrzynek mailowych niesie ze sobą szereg ryzyk związanych z bezpieczeństwem danych, anonimowością oraz zgodnością z przepisami prawa, a w zasadzie jej brakiem. Firmy powinny inwestować w specjalistyczne systemy raportowania, które zapewnią odpowiedni poziom ochrony zarówno dla sygnalistów, jak i samej organizacji.
